Home | Actueel | 210525 Invoering Digitale Duurzaamheid

Actueel


 

Invoering digitale duurzaamheid

25 mei 2021


De samenleving maakt steeds meer gebruik van digitale informatie. Voor de overheid betekent dat digitalisering van bedrijfsprocessen en digitaal werken de algemeen geldende norm wordt. De veranderingen die met digitalisering zijn gemoeid, hebben een grote impact op de totale bedrijfsvoering van de overheid. Ook op de archivering. “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden”, luidt artikel 3 van de Archiefwet 1995. Dat blijft ook in het digitale tijdperk zo, maar de manier waarop invulling moet worden gegeven aan deze uitgangspunten stellen eisen aan een veranderende manier van werken. Digitaal archiveren en bewaren en ervoor zorgen dat de digitale informatie in de toekomst ontsloten kan blijven worden, is nieuw en noemen we digitale duurzaamheid. 

Duurzaamheid als uitdaging

Bij het streven naar digitale duurzaamheid worden overheidsorganisaties geconfronteerd met meerdere uitdagingen, zoals hieronder beschreven.

  • Overheidsorganisaties lopen (bestuurlijke) risico’s. Zij moet haar handelen kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame manier is bewaard. Onder andere worden in de Archiefwet daarom eisen gesteld aan de (duurzame) bewaring van overheidsinformatie.
  • Burgers en bedrijven moeten digitaal zaken kunnen doen met de overheid. Het is daarvoor noodzakelijk dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Informatie digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als overheden digitaal werken, informatie digitaal bewaren en het voor de burger toegankelijk is, in een leesbaar digitaal formaat.
  • De apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die de overheid gebruikt voor het opslaan en lezen van digitale informatie veranderen in de loop van de tijd of verdwijnen zelfs. Als techniek verandert, en dat zal blijven doorgaan, dan moeten overheden maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale informatie mee te veranderen. Voor het (terug-)vinden van digitale informatie zullen maatregelen getroffen moeten worden om de steeds sterker toenemende omvang en een toenemende variëteit van (gewenste) zoekingangen die in de tijd steeds uitgebreider wordt het hoofd te kunnen bieden.
  • Ook ontwikkelingen als het waarmerken van informatie en informatie over de toegepaste elektronische handtekening zullen in duurzaamheidsvraagstukken meegenomen moeten worden. Maar ook nadenken over het kunnen vernietigen van informatie, waarbij we waarborgen dat bij toepassing van eenmalige opslag, meervoudig gebruik, niet per ongeluk samenhang doorbroken wordt. 
  • Met de introductie van digitaal werken is er een nieuwe deelverzameling van archiefbescheiden ontstaan met specifieke van toepassing zijnde wet- en regelgeving en het gebruik van verschillende soorten digitale bestandsformaten en opslagmedia die eigen methoden en technieken voor preservatie behoeven. 

 

Om de duurzaamheid van bescheiden zo goed mogelijk te garanderen zijn we vanuit eSpecialisten betrokken als bij de Twentse gemeenten en 3 gemeenschappelijke regelingen om in gezamenlijkheid een praktisch toepasbaar preservatiebeleid te definiëren en op te stellen. 

Interesse voor uw organisatie om toe te werken naar digitale duurzaamheid? Neem dan snel contact met ons op.