Onze digitaal duurzaam diensten
Al onze diensten zijn erop gericht om uw organisatie digitaal duurzaam te maken.
Of het nu gaat om het digitaliseren van brieven, besluiten, rapporten of juist het anonimiseren, pseudonimiseren, waarmerken, opzetten van een eDepot, het inrichten van ‘zoek en vind’ technologie en het publiceren van informatie intern en extern (WOO).
Onze diensten zijn los maar ook als pakket af te nemen
Nulmeting
Vervanging
Preservatieplan
eDepots
// DE NULMETING
Volledig over van papier naar digitaal begint
bij een "Nulmeting"
Eerst een nulmeting, van daar uit opstarten
Wij brengen aan de hand van korte interventies efficiënt in kaart welke elementen in het kader van vervanging aandacht behoeven en welke inspanning dat met zich mee brengt.
Zo krijgt u een concreet en op maat gesneden plan van aanpak waarin uitgewerkt staat welke activiteiten zullen moeten worden uitgevoerd om uw organisatie substitutie-waardig te krijgen zodat u uiteindelijk niet alleen aan de Archiefwet voldoet maar tevens geëquipeerd bent om uw burgers en bedrijven digitaal te kunnen ondersteunen.
Stappenplan invoering 'vervanging'
De eerste stap die we samen met u nemen is zoals vermeld het uitvoeren van een nulmeting. De nulmeting wordt langs de volgende dimensies opgezet.
Wettelijke kaders (o.a. Archiefwet, NEN-ISO normeringen, afstemming archiefinspectie)
Governance (Archivistisch jaarverslag, beheersregelingen, mandateringen, enzovoorts)
Beleid, organisatie (Informatiebeleid, huisvesting, communicatie, opleidingsniveau, enzovoorts.)
Werkprocessen (Processen rondom digitalisering, archivering, vernietiging, enzovoorts)
Onderhoud/beheer (Functioneel, technisch, applicatie, archivistisch beheer en methoden)
ICT & Infrastructuur (Applicatielandschap, architectuur, hardware, informatiebeveiliging)
Metadata (Scan- en archivistische metadata, documenttypelijst, TMLO)
Conversie en preservatie (Digitale duurzaamheid, preservatieplanning)
Bij de start van de nulmeting wordt de “scope” bepaald: over welke te vervangen archief-bescheiden hebben we het in het project vervanging? De nulmeting levert een rapport op waarin we de huidige situatie beschrijven ten aanzien van vevanging om vervolgens de stappen te beschrijven om de hiaten weg te nemen met als doel te komen tot de gewenste situatie. Na de nulmeting vinden de volgende faseringen plaats om te komen tot een handboek vervanging en de implementatie van de maatregelen, langs dezelfde dimensies die ook in de nulmeting zijn gehanteerd.
// VERVANGING
Digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid zijn cruciaal.
We begeleiden bij het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt.
Vervanging als vertrekpunt voor digitaal werken
Een goed digitaal archiefbeheer maakt onderdeel uit van het op orde hebben van de informatiehuishouding. De weg ernaartoe vraagt om een gedegen aanpak, waarbij de gehele organisatie meegenomen wordt.
Verschillende ontwikkelingen zoals de Digitale Agenda 2020, de Omgevingswet, Common Ground, zaakgericht werken, geven aan dat zowel burgers als bedrijven op korte termijn zaken met de overheid volledig digitaal willen kunnen afhandelen.
Dit betekent dus een forse wijziging ten aanzien van de informatiehuishouding en de daaraan gerelateerde processen.
Professionele begeleiding
Om vervanging te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen.
Dit proces vergt kennis en kunde van de materie. Maar hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van de Archiefwet en het Archiefbesluit?
Wij hebben ruime ervaring en begeleiden u graag bij dit proces!
// HET PRESERVATIEPLAN
Opzet preserveringsplan
(Bewaar en Beheer Strategie)
Om digitale informatieobjecten duurzaam te kunnen behouden is een bewaar- en beheerstrategie (BBS) cruciaal. Een BBS is niet nieuw, ook in de ‘analoge wereld’ was er al sprake van een BBS zoals de eisen aan de archiefbewaarplaats en een klimaat-gecontroleerd ruimte. Het duurzaam behouden van digitale informatieobjecten in een eDepot brengt echter nieuwe uitdagingen met zich mee. Afspraken en procedures en dus gedegen beleid is hierbij cruciaal.
eSpecialisten ontwikkeld in opdracht voor haar klanten een bewaar- en beheerstrategie.
Wilt u hier meer van weten of hebt u hulp nodig bij het opstellen van een preservatieplan?
Wij helpen graag!
Stuur ons dan vrijblijvend een bericht.
Wet en regelgeving
In artikel 3 van de Archiefwet 1995 staat dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Een belangrijk aspect van de Archiefregeling 2009, die vernieuwd werd vanwege de voortgaande digitalisering, was de nog sterkere nadruk op de duurzaamheid van ‘archiefbescheiden, ongeacht hun vorm’. Paragraaf 2 van hoofdstuk 3 gaat specifiek in op de ‘bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden’, denk hierbij bijvoorbeeld aan conversie en opslagformaten.
Deze wetten gelden voor overheidsorganisaties, die de laatste jaren steeds meer digitale archiefbescheiden zijn gaan produceren. eSpecialisten onderzoekt daarom al enige tijd hoe de overheidsorganen kunnen zorgen dat hun digitale informatie langdurig toegankelijk en dus betrouwbaar blijft. Dat is een belangrijke randvoorwaarde om over te kunnen gaan tot volledig digitaal werken.
// DUURZAAM RAADPLEEGBAAR
Het eDepot
De informatiehuishouding van gemeentelijke organisaties wordt in toenemende mate digitaal. Een goede toegankelijkheid en borgen van de samenhang van deze digitale informatie op langere termijn is niet vanzelfsprekend.
Gemeenten en archiefinstellingen dienen er dan ook voor te zorgen dat digitaal gevormde archiefbescheiden duurzaam raadpleegbaar zijn én blijven. Dit wordt gefaciliteerd door een elektronisch depot, het zogeheten E-depot.
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie
Een E-depot bestaat uit hardware, software, en vooral: uit een aantal belangrijke afspraken en procedures, die nauwe afstemming vereisen tussen gemeentelijke organisatie (archiefvormer) en archiefinstelling (archiefbeheerder). Een definitie die we als eSpecialisten hanteren voor een E-depot is:
“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”.
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Door middel van een E-depot wordt ook actieve openbaarheid van overheidsinformatie bevorderd, aangezien informatie sneller toegankelijk kan worden gemaakt voor burgers. Dit bevordert niet alleen transparantie en democratie, maar heeft ook praktische voordelen: gemeenten kunnen burgers met vragen eenvoudig doorverwijzen naar de website van de archiefbeheerder.
Ook kan een versnelde overdracht van archiefbescheiden naar een E-depot de gemeentelijke organisatie een aantal taken uit handen nemen op het gebied van digitaal werken. Na overbrenging hoeft de gemeentelijke organisatie zich immers niet meer bezig te houden met migraties of conversies. Daarnaast kan een E-depot bepaalde functionaliteiten van gemeentelijke applicaties vervangen, en zo geheel of gedeeltelijk in de plaats komen van een gemeentelijke Record Management Applicatie.
eSpecialisten en E-depot's
eSpecialisten begeleid overheidsinstellingen bij de opzet van een eigen E-depot, of het opzetten van procedures om aansluiting en overbrenging naar een archiefbeheerder mogelijk te maken.
Rapport e-Depot monitor
In 2016 hebben De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) en Archief2020 aan eSpecialisten de opdracht gegeven tot het uitvoeren van de E-depot monitor. Alle details over de aanpak van het traject en de bereikte resultaten zijn opgenomen in het rapport. Op deze pagina zijn het eindrapport “E-depot monitor VZG” en de daarbij behorende bijlagen opgenomen.
Het rapport is te downloaden op deze pagina van VNG Realisatie.
Als u gebruik wilt maken van een van onze diensten, ondersteuning wilt in een eigen marktverkenning voor eDepots of een aanbesteding wilt gaan starten, neem dan contact met ons op. Wij adviseren en begeleiden u graag!