Vervanging (substitutie) van papier naar digitaal

Een goed digitaal archiefbeheer maakt onderdeel uit van het op orde hebben van de informatiehuishouding. De weg ernaartoe vraagt om een gedegen aanpak, waarbij de gehele organisatie meegenomen wordt.

Twee actuele programma’s, Digitaal 2017 en de Digitale Agenda 2020, geven aan dat zowel burgers als bedrijven op korte termijn zaken met de overheid volledig digitaal willen kunnen afhandelen. Dit betekent een forse wijziging ten aanzien van de informatiehuishouding en de daaraan gerelateerde processen.

Professionele begeleiding bij vervanging

Daar waar vanuit het verleden analoge dossiers nog leidend waren, zullen digitale dossiers nu veel meer geïntegreerd gaan worden in de primaire processen. Het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat noemen we substitutie / vervanging. Om dit te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen. Dit proces vergt  kennis en kunde van de materie. Hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van  de Archiefwet en het Archiefbesluit?

Eerst een nulmeting, van daar uit opstarten

Aangezien elke organisatie zich op een ander niveau van digitalisering bevindt en ook haar eigen ambities heeft, is het van belang goed in kaart te brengen welke aspecten inmiddels goed zijn ingeregeld en welke ontwikkelingen nog zullen moeten plaats vinden.

Vanuit de eSpecialisten brengen wij aan de hand van korte interventies efficiënt in kaart welke elementen in het kader van substitutie aandacht behoeven en welke inspanning dat met zich mee brengt. Zo krijgt u een concreet en op maat gesneden plan van aanpak waarin uitgewerkt staat welke activiteiten zullen moeten worden uitgevoerd om uw organisatie substitutie-waardig te krijgen. Zo voldoet u uiteindelijk niet alleen aan de Archiefwet, maar bent u tevens geëquipeerd om uw burgers en bedrijven digitaal te kunnen ondersteunen.

Stappenplan invoering substitutie

De eerste stap die we samen met u nemen is zoals vermeld het uitvoeren van een nulmeting. De nulmeting wordt langs de volgende dimensies opgezet.

  1. Wettelijke kaders (o.a. Archiefwet, NEN-ISO normeringen, afstemming archiefinspectie)
  2. Governance (Archivistisch jaarverslag, beheersregelingen, mandateringen, enzovoorts)
  3. Beleid, organisatie (Informatiebeleid, huisvesting, communicatie, opleidingsniveau, enzovoorts.)
  4. Werkprocessen (Processen rondom digitalisering, archivering, vernietiging, enzovoorts)
  5. Onderhoud/beheer (Functioneel, technisch, applicatie, archivistisch beheer en methoden)
  6. ICT & Infrastructuur (Applicatielandschap, architectuur, hardware, informatiebeveiliging)
  7. Metadata (Scan- en archivistische metadata, documenttypelijst, TMLO)
  8. Conversie en preservatie (Digitale duurzaamheid, preservatieplanning)

Bij de start van de nulmeting wordt de “scope” bepaald: over welke te vervangen archief-bescheiden hebben we het in het project substitutie? De nulmeting levert een rapport op waarin we de huidige situatie beschrijven ten aanzien van substitutie om vervolgens de stappen te beschrijven om de hiaten weg te nemen en te komen tot de gewenste situatie. Na de nulmeting vinden de volgende faseringen plaats, langs dezelfde dimensies die ook in de nulmeting zijn gehanteerd. In onderstaand overzicht vind u een greep uit de activiteiten die wij tijdens de faseringen uitvoeren.

Schema vervanging / substitutie eSpecialisten v2

Meerdere tevreden klanten gingen u voor

Vanuit de eSpecialisten hebben we meerdere klanten tot volle tevredenheid begeleid tijdens dit traject. Het gaat onder meer om de gemeenten Borne, Berkelland, Hengelo, Horst aan de Maas en Steenwijkerland. Op landelijk niveau gingen de Justitiële Informatiedienst, de Immigratie- en Naturalisatie Dienst en de Dienst Justitiële Inrichtingen u voor. We brengen u graag in contact met hen om hun ervaring met onze dienstverlening te bespreken.

Minder externe deskundigen en meer eigen mensen inzetten?

We hebben onze kennis en ervaring bij het succesvol uitvoeren van susbtitutietrajecten vastgelegd in een geautomatiseerd hulpmiddel. Deze kennistool bevat de gehele aanpak, fasering, benodigde sjablonen en alle relevante, te beantwoorden vragen. Daarnaast zijn er concrete praktijkvoorbeelden van uw collega’s opgenomen die al succesvol een traject doorlopen hebben. Als u wilt kunt u dus meer eigen mensen inzetten en minder externe deskundigen.

Meer informatie?

Als u met ons wilt bespreken hoe wij u kunnen ondersteunen kunt u ons benaderen voor een vrijblijvende afspraak. We komen met veel plezier naar u toe om door te nemen hoe u zo soepel mogelijk tot een substitutiewaardige gemeente kunt komen!

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)

Telefoonnummer (verplicht)

Bericht

 


Zoeken in onze website

eSpecialisten op Twitter