Digitale duurzaamheid

Hoe duurzaam is uw (digitale) informatie?

Overheden gaan steeds meer digitaal werken. Het belang van digitale duurzaamheid neemt daarmee in een snel tempo toe. Maar wat is nu eigenlijk digitale duurzaamheid en wat betekent dat voor u?

De centrale vraag bij digitale duurzaamheid is: hoe kunnen overheidsorganisaties eenmaal opgeslagen informatie zo bewaren en beheren dat deze informatie in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft?

De uitdagingen rondom digitale duurzaamheid ontstaan doordat apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die gebruikt worden bij het opslaan en lezen van informatie in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.

Wat kunt u doen?

Om digitale duurzaamheid voor uw organisatie te kunnen garanderen kunt u de stappen doorlopen die in onderstaande afbeelding zijn opgenomen.

 

Waaier digitale duurzaamheid

Hieronder is op globaal niveau een toelichting opgenomen voor het stappenplan richting digitale duurzaamheid. De eSpecialisten beschikken over een volledig en gedetailleerd (digitaal) stappenplan aan de hand waarvan u ervoor kunt zorgen dat uw organisatie duurzaam digitaal wordt.

Opstellen van beleid

De weg naar digitale duurzaamheid start met het vaststellen van beleid binnen uw organisatie. Met een aantal sleutelspelers kunt u digitale duurzaamheid opnemen in uw informatiebeleidsplan. Daarbij moeten onderstaande zaken worden uitgewerkt en vastgelegd.

  • Welke wet- en regelgeving is er voor u van toepassing op het gebied van digitale duurzaamheid?
  • Wat is uw visie en wat zijn uw doelen op het gebied van digitale duurzaamheid?
  • Waar staat u nu op het gebied van digitalisering en duurzaamheid?
  • Welke risico’s onderkent u als het gaat om digitale duurzaamheid?
  • Wat moet er gebeuren op het gebied van uw organisatie, processen, mensen en ICT om uw doelen te bereiken?

Opstellen van een preservatieplan

Als u digitale duurzaamheid in uw informatie beleidsplan heeft verankerd is het zaak om een preservatieplan op te stellen. Het preservatieplan omvat alle benodigde organisatorische en technische maatregelen die erop gericht zijn om uw informatie toekomstbestendig te maken.

Het preservatieplan bevat tevens een actieplan, waarbij voor alle benodigde maatregelen is vastgelegd wie ervoor verantwoordelijk is, wat er moet gebeuren en wanneer dit moet gebeuren. Als eSpecialisten hebben we volledig uitgewerkte preservatieplannen beschikbaar die u kunt gebruiken om uw eigen plan op te stellen.

Vervanging / substitutie regelen

Binnen overheidsorganisaties wordt steeds meer digitaal gewerkt. Burgers en bedrijven willen hun zaken met overheidsinstellingen ook steeds meer digitaal kunnen afhandelen. Dit kan efficiencyvoordelen opleveren voor alle partijen.

In de praktijk zien we dat analoge (papieren) en digitale informatie (en processen) door elkaar heen worden gebruikt. Het is vaak niet duidelijk welke informatie / documentatie leidend is en als origineel en authentiek moet worden beschouwd.

Door een traject rondom vervanging / substitutie te starten zorgt u ervoor dat u binnen de geldende wet- en regelgeving volledig digitaal kunt gaan werken. Organisatorische en technische maatregelen zorgen ervoor dat de bewijskracht van analoge informatie en documentatie volledig overgaat naar digitaal. U bent er dan altijd zeker van dat uw informatie authentiek, integer, betrouwbaar en toegankelijk is.

Op onze pagina over vervanging / substitutie vindt u een uitgewerkt stappenplan.

Toewerken naar de inzet van een e-depot

Als u uw informatiehuishouding op orde heeft wilt u er natuurlijk ook van verzekerd zijn dat uw informatie en archieven duurzaam en toegankelijk opgeslagen wordt. In dat geval is de inzet van een e-depot – een duurzaam digitaal depot – een prima oplossing.

Het opzetten van of aansluiten op een e-Depot vereist een zorgvuldige aanpak.
De eSpecialisten hebben ruime kennis op dit vakgebied en een uitgewerkte aanpak.
Op dit moment voeren we bijvoorbeeld een marktverkenning uit op het gebied van
e-Depot voorzieningen voor Nederlandse overheidsinstellingen. We doen dit in
opdracht van de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG). Het initiatief wordt onder meer ondersteund door Archief2020.

Wilt u meer informatie?

Als u meer informatie wilt over het digitaal duurzaam maken van de informatie binnen uw organisatie kunt u eenvoudig onderstaand formulier invullen. Wij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op om uw specifieke situatie te bespreken.

Naam (verplicht)

E-mail (verplicht)

Telefoonnummer (verplicht)

Bericht


Zoeken in onze website

eSpecialisten op Twitter