Home | Digitale duurzaamheid | Checklist: hoe digitaal duurzaam is uw organisatie?

 

Hoe digitaal duurzaam is uw organisatie?


 De samenleving maakt steeds meer gebruik van digitale informatie. Voor de overheid betekent dat digitalisering van bedrijfsprocessen en digitaal werken de algemeen geldende norm wordt. De veranderingen die met digitalisering zijn gemoeid hebben een grote impact op de totale bedrijfsvoering van de overheid. Ook op de archivering.

“De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden”, luidt artikel 3 van de Archiefwet 1995.

Dat blijft ook in het digitale tijdperk zo, maar de manier waarop invulling moet worden gegeven aan deze uitgangspunten stellen eisen aan een veranderende manier van werken. Digitaal archiveren en bewaren en ervoor zorgen dat de digitale informatie in de toekomst ontsloten kan blijven worden is nieuw en noemen we digitale duurzaamheid.

 

Duurzaamheid als uitdaging

Bij het streven naar digitale duurzaamheid worden overheidsorganisaties geconfronteerd met meerdere uitdagingen, zoals hieronder beschreven.

  • Overheidsorganisaties lopen (bestuurlijke) risico’s. Zij moeten hun handelen kunnen verantwoorden met informatie die op een veilige en duurzame manier is bewaard. In de Archiefwet worden daarom eisen gesteld aan de (duurzame) bewaring van overheidsinformatie.
  • Burgers en bedrijven moeten digitaal zaken kunnen doen met de overheid. Het is daarvoor noodzakelijk dat de overheid alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt. Informatie digitaal beschikbaar stellen lukt alleen als overheden digitaal werken, informatie digitaal bewaren en het voor de burger toegankelijk is in een leesbaar digitaal formaat.
  • De apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die de overheid gebruikt voor het opslaan en lezen van digitale informatie veranderen in de loop van de tijd of verdwijnen zelfs. Als techniek verandert - en dat zal blijven doorgaan - moeten overheden maatregelen hebben genomen om de opgeslagen digitale informatie mee te veranderen. Voor het (terug-)vinden van digitale informatie moeten maatregelen getroffen worden. Daar komt bij dat de hoeveelheid informatie sterk blijft toenemen net als de variëteit van de (gewenste) zoekingangen.
  • Bij het vernietigen van informatie - gekoppeld aan eenmalige opslag en meervoudig gebruik - moeten we ervoor zorgen dat de samenhang niet per ongeluk doorbroken wordt.
  • Met de introductie van digitaal werken is er een nieuwe deelverzameling van archiefbescheiden ontstaan met specifieke van toepassing zijnde wet- en regelgeving en het gebruik van verschillende soorten digitale bestandsformaten en opslagmedia die eigen methoden en technieken voor preservatie behoeven.
  • Ontwikkelingen als het elektronisch ondertekenen en waarmerken van informatie moeten ook worden meegenomen in de vraagstukken rondom digitale duurzaamheid.

 

Checklist

eSpecialisten heeft op basis van opdrachten bij overheidsklanten een "Checklist Preserveringsbeleid" opgesteld. Deze bestaat uit meer dan 60 vragen. Per vraag kunt u aangeven of u al voldoet, niet voldoet of deels voldoet en welke acties u gaat opzetten. De resultaten bespreekt u intern, met andere overheidsorganisaties en/of met een adviseur van de eSpecialisten. U wisselt kennis en ervaring uit en werkt naar oplossingen toe. De checklist is vormgegeven langs onderstaande lijnen:

  1. Organisatie en beleid.
  2. Verantwoordelijkheden (archiefverordening, beheerregeling en toezicht).
  3. Zichtbaarheid (bruikbaarheid van informatie).
  4. Opslagplaats archiefbescheiden.
  5. Kennis.
  6. Ordening en formaten.
  7. E-mail archivering.
  8. Social Media archivering.
  9. Beperking openbaarheid / anonimiseren.
  10. Zoeken en vinden

De checklist is bedoeld voor non-profit organisaties en wordt u toegestuurd als u onderstaand formulier invult.