DUURZAAM OVERBRENGEN


 

Onze samenleving wordt steeds digitaler - net als de manier waarop we informatie creeren, opslaan, ontsluiten en delen met elkaar. Digitale informatie is echter vluchtig en eenvoudig te wijzigen (manipuleren) zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is. Digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid is dan ook cruciaal!

Home | Digitale duurzaamheid | E-depot

E-depot


De informatiehuishouding van gemeentelijke organisaties wordt in toenemende mate digitaal. Een goede toegankelijkheid en borgen van de samenhang van deze digitale informatie op langere termijn is niet vanzelfsprekend. Gemeenten en archiefinstellingen dienen er dan ook voor te zorgen dat digitaal gevormde archiefbescheiden duurzaam raadpleegbaar zijn én blijven. Dit wordt gefaciliteerd door een elektronisch depot, het zogeheten E-depot.

 

Een E-depot bestaat uit hardware, software, en vooral: uit een aantal belangrijke afspraken en procedures, die nauwe afstemming vereisen tussen gemeentelijke organisatie (archiefvormer) en archiefinstelling (archiefbeheerder). Een definitie die we als eSpecialisten hanteren voor een E-depot is:
“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”
Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Door middel van een E-depot wordt ook actieve openbaarheid van overheidsinformatie bevorderd, aangezien informatie sneller toegankelijk kan worden gemaakt voor burgers. Dit bevordert niet alleen transparantie en democratie, maar heeft ook praktische voordelen: gemeenten kunnen burgers met vragen eenvoudig doorverwijzen naar de website van de archiefbeheerder. Ook kan een versnelde overdracht van archiefbescheiden naar een E-depot de gemeentelijke organisatie een aantal taken uit handen nemen op het gebied van digitaal werken. Na overbrenging hoeft de gemeentelijke organisatie zich immers niet meer bezig te houden met migraties of conversies. Daarnaast kan een E-depot bepaalde functionaliteiten van gemeentelijke applicaties vervangen, en zo geheel of gedeeltelijk in de plaats komen van een gemeentelijke Record Management Applicatie.

eSpecialisten en E-depot’s

eSpecialisten begeleid overheidsinstellingen bij de opzet van een eigen E-depot, of het opzetten van procedures om aansluiting en overbrenging naar een archiefbeheerder mogelijk te maken.

Rapport E-depot monitor

In 2016 hebben De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) en Archief2020 aan eSpecialisten de opdracht gegeven tot het uitvoeren van de E-depot monitor. Alle details over de aanpak van het traject en de bereikte resultaten zijn opgenomen in het rapport. Op deze pagina zijn het eindrapport “E-depot monitor VZG” en de daarbij behorende bijlagen opgenomen.