Documenten anonimiseren
Bij eSpecialisten geloven we in de kracht van automatisering. Met de inzet van eAnonimiseren anonimiseert u nagenoeg alles automatisch.
Documenten anonimiseren wordt steeds belangrijker
Al enkele jaren ligt het recht van burgers op het waarborgen van hun privacy wettelijk vast in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Bedrijven, instellingen en overheden zijn wettelijk verplicht om uiterst zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens, om hiermee de privacy te waarborgen. Anderzijds wordt er wel veel meer transparantie gevraagd. Vooral overheden hebben hiermee te maken. Iedereen heeft immers het recht om te weten hoe het gevoerde beleid tot stand komt. Via bijvoorbeeld de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) of Wet open overheid (Woo), kan iedereen die dit wil inzicht krijgen in het overheidsbeleid. Documenten anonimiseren is hierbij noodzakelijk om aan de AVG te voldoen.
Tevreden klanten
Waarom eAnonimiseren
We hanteren een vast "all inclusive" tarief per jaar voor onze software en bijbehorende dienstverlening. U weet dus van tevoren exact waar u aan toe bent. We ondersteunen bij de invoering met korte online instructies en zijn er voor u als u ergens tegenaan loopt.
Daarnaast bieden wij de mogelijkheid om het anonimiseren ook (deels) aan ons uitbesteden.
Voor onze klanten doen we dat voor € 1,- per document. De volledige verwerking van bijvoorbeeld een Wob-verzoek van 250 bestanden kost dus slechts € 250,-!
Onze software is gebaseerd op taaltechnologie en herkent privacygevoelige gegevens automatisch. We hebben de software met grote hoeveelheden documenten getraind voor overheidsorganisaties.
De herkenning van privacygevoelige gegevens is in bijna alle gevallen 100%. U heeft verder de mogelijkheid om toevoegingen te doen. Hierdoor weet u zeker dat geanonimiseerde documenten geen privacygevoelige gegevens meer bevatten. U voorkomt dus datalekken. Een optimaal resultaat bij minimale inspanningen dus!
Onder de motorkap maken we gebruik van de meest geavanceerde software die beschikbaar is. Deze werkt op basis van taaltechnologie (NLP). We maken gebruik van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning om de software steeds verder te verbeteren.
We werken dus niet met sjablonen die u moet opstellen, onderhouden en beheren. Onze software verwerkt ieder document met elke opbouw en samenstelling.
eAnonimiseren is gekoppeld aan de meeste zaak- en DMS-systemen. Daarnaast bieden we een standaard en reeds beschikbaar koppelvlak aan via onze strategische partner Enable U / Jnet. Zij hebben en onderhouden de koppeling met ons platform en hebben koppelingen met nagenoeg alle systemen die bij overheidsinstellingen gebruikt worden. Uw gewenste koppeling is er in de meeste gevallen dus al!
Verder hebben we ook een strategische samenwerking met LCT Software. Zij hebben onze anonimiseersoftware volledig geïntegreerd in hun planbeoordelingssysteem DigEplan.
Het gemak en de eenvoud voor de gebruiker staat bij ons voorop. We hebben de oplossing zo gebruikersvriendelijk gemaakt dat een korte instructie volstaat voor iedere organisatie en iedere gebruiker.
De gebruiker kan kiezen kiezen voor semi-automatisch eAnonimiseren met controle of voor volledig automatisch eAnonimiseren zonder controle.
In de afgelopen jaren hebben we zeer grote hoeveelheden omgevingsdocumenten geanonimiseerd. Deze documenten moeten deels op een andere manier geanonimiseerd worden dan alle andere. We hebben daarom een unieke configuratie gemaakt voor omgevingsdocumenten. Deze houdt rekening met gegevens die wel of juist niet geanonimiseerd moeten worden.
Het is hiermee mogelijk om omgevingsdocumenten volledig automatisch te eAnonimiseren.
Snel en efficiënt anonimiseren van documenten
Het kan niet worden ontkend dat er sprake is van een spanningsveld tussen de Wob/Woo en AVG. Van overheidsinstanties wordt verregaande openheid en transparantie verwacht. Aan de andere kant wordt er van de overheid verwacht om zorgvuldig met privacygevoelige informatie om te gaan. Het anonimiseren van documenten is daarom een zeer tijdrovende klus. Als dit handmatig plaatsvindt zijn menselijke fouten nooit uit te sluiten en wordt er misschien niet altijd aan de transparantie of aan het waarborgen van de privacy voldaan. Met de software van eAnonimiseren heeft u als bedrijf of overheidsinstelling nauwelijks meer omkijken naar het anonimiseren van documenten. Uw documenten worden snel en efficiënt geanonimiseerd en tegelijkertijd voldoet u aan uw wettelijke verplichtingen.
eAnonimiseren
doet het!
Een document anonimiseren met behulp van eAnonimiseren
Een enkel document anonimiseren is handmatig nog te doen. Dit wordt een ander verhaal als u veel documenten moet anonimiseren. Vooral als u veel met privacygevoelige documenten van doen heeft die openbaar gemaakt worden. De software van eAnonimiseren biedt hiervoor de oplossing. Het is in staat om automatisch privacygevoelige informatie in ieder soort document te vinden en te anonimiseren. Naast het automatisch anonimiseren, kunt u ook zelf nog aanvullingen toevoegen. Onze software kan gemakkelijk met uw systemen geïntegreerd worden en voldoet aan alle wettelijke standaarden. Desgewenst kunt u uw documenten anonimiseren ook geheel aan ons uitbesteden. Bekijk hiervoor onze abonnementen of neem contact met ons op als u meer informatie wilt.
Anonimiseren is veilig
Wij hechten grote waarde aan veiligheid en privacy. We hebben onderstaande maatregelen getroffen om daaraan te kunnen voldoen.
ISO 27001
ISO 27001 gecertificeerd en conform Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).
Nederlands data center
De gegevens worden verwerkt in een Nederlands Datacenter met ISO 27001:2013 / NEN 7510:2011 / ISO 9001:2015 certificatie.
Fire and forget
eAnonimiseren werkt volgens het "fire and forget" principe: direct na verwerking wordt uw data vernietigd.
Gegevens-overdracht
Uw gegevens worden via een TLS 1.2 verbinding aangeleverd.
Single Sign on
We kunnen koppelen met Azure AD / ADFS voor "single sign on".
Multifactor authenticatie
Multifactor authenticatie is mogelijk om veilige toegang nog verder te verbeteren.
Ontwerp
Bij het ontwerp van eAnonimiseren is gekozen voor Privacy by Design.
Succesvol
De software wordt naast overheidsinstellingen onder andere ingezet bij grote institutionele banken en is meerdere keren succesvol aan audits onderworpen.