Automatisch anonimiseren

Bij eSpecialisten geloven we in de kracht van automatisering. Door documenten te anonimiseren met de inzet van eAnonimiseren, anonimiseert u nagenoeg alle documenten automatisch.

Documenten anonimiseren met eAnonimiseren als integrale oplossing

De Wet open overheid (Woo) vraagt overheidsorganisaties actief en passief te publiceren. Dit brengt veel werkzaamheden met zich mee.

Met eAnonimiseren is dit verleden tijd.

Nagenoeg alle documenten worden volledig automatisch geanonimiseerd en verzorgd van een uitzonderingsgrondslag van de Woo.

eAnonimiseren via uw (zaak-)systeem? Integreren met uw systemen was nog nooit zo makkelijk met de Managed Integrations van onze strategisch partner Enable U.

Altijd een koppeling met uw systeem beschikbaar !

De meeste koppelingen om documenten te anonimiseren zijn al gerealiseerd. Voor het geval uw koppeling er nog niet is zorgen wij voor de koppeling samen met onze strategische partner Enable U.
Er is al een uniforme koppeling naar onze oplossing eAnonimiseren.
Nieuwe applicaties kunnen eenvoudig worden aangesloten op ons uniforme koppelvlak.

//simpel | veilig | snel
Een blik op onze applicatie

eAnonimiseren biedt u:

Maximale zekerheid

Volledige support

Beste oplossing

Onze software zorgt ervoor dat privacygevoelige gegevens automatisch gevonden worden. U heeft zelf de mogelijkheid om aan te vullen. Hierdoor bent u er zeker van dat alle privacygevoelige informatie geanonimiseerd wordt. Geen risico op datalekken dus!

Wij zetten onze meer dan 25 jaren ervaring in de overheid kosteloos in om er zeker van te zijn dat u optimaal gebruik kunt maken van het anonimiseren van documenten met eAnonimiseren. We ondersteunen iedere gebruiker bij juridische, praktische en technische vragen.

We bieden koppelingen en integraties met alle systemen.
Onze anonimiseren oplossing werkt razendsnel en voegt automatisch de Woo-grondslagen toe.

Tevreden klanten

Waarom documenten eAnonimiseren?

Volledig ontzorgd anonimiseren voor een vast laag tarief per jaar

We hanteren een vast "all inclusive" tarief per jaar voor onze software en bijbehorende dienstverlening. U weet dus van tevoren exact waar u aan toe bent. We ondersteunen bij de invoering met korte online instructies en zijn er voor u als u ergens tegenaan loopt.
Daarnaast bieden wij de mogelijkheid om het anonimiseren ook (deels) aan ons uitbesteden. Voor onze klanten doen we dat voor € 1,- per document. De volledige verwerking van bijvoorbeeld een Wob-verzoek van 250 bestanden kost dus slechts € 250,-!

Koppelingen en integraties met
uw systemen

eAnonimiseren is gekoppeld aan de meeste zaak- en DMS-systemen. Daarnaast bieden we een standaard en reeds beschikbaar koppelvlak aan via onze strategische partner Enable U / Jnet. Zij hebben en onderhouden de koppeling met ons platform en hebben koppelingen met nagenoeg alle systemen die bij overheidsinstellingen gebruikt worden. Uw gewenste koppeling is er in de meeste gevallen dus al!
Verder hebben we ook een strategische samenwerking met LCT Software. Zij hebben onze anonimiseersoftware volledig geïntegreerd in hun planbeoordelingssysteem DigEplan.

Geen datalekken

Onze software is gebaseerd op taaltechnologie en herkent privacygevoelige gegevens automatisch. We hebben de software met grote hoeveelheden documenten getraind voor overheidsorganisaties. De herkenning van privacygevoelige gegevens is in bijna alle gevallen 100%.
U heeft verder de mogelijkheid om toevoegingen te doen. Hierdoor weet u zeker dat geanonimiseerde documenten geen privacygevoelige gegevens meer bevatten. U voorkomt dus datalekken. Een optimaal resultaat bij minimale inspanningen dus!

Gebruikersgemak staat voorop

Het gemak en de eenvoud voor de gebruiker staat bij ons voorop. We hebben de oplossing zo gebruikersvriendelijk gemaakt dat een korte instructie volstaat voor iedere organisatie en iedere gebruiker. De gebruiker kan kiezen kiezen voor semi-automatisch eAnonimiseren met controle of voor volledig automatisch eAnonimiseren zonder controle.

Meest geavanceerde oplossing

Onder de motorkap maken we gebruik van de meest geavanceerde software die beschikbaar is. Deze werkt op basis van taaltechnologie (NLP). We maken gebruik van Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning om de software steeds verder te verbeteren. We werken dus niet met sjablonen die u moet opstellen, onderhouden en beheren. Onze software verwerkt ieder document met elke opbouw en samenstelling.

Digitaal Stelsel Omgevingswet DSO

In de afgelopen jaren hebben we zeer grote hoeveelheden omgevingsdocumenten geanonimiseerd. Deze documenten moeten deels op een andere manier geanonimiseerd worden dan alle andere. We hebben daarom een unieke configuratie gemaakt voor omgevingsdocumenten. Deze houdt rekening met gegevens die wel of juist niet geanonimiseerd moeten worden. Het is hiermee mogelijk om omgevingsdocumenten volledig automatisch te eAnonimiseren.

Wet en regelgeving

Wet- en regelgeving (Woo, Wep en AVG) verplichten overheidsorganisaties tot transparante, actieve openbaarmaking met behoud van privacy. Organisaties publiceren meer en moeten zo mogelijk nog zorgvuldiger omgaan met privacygevoelige gegevens.
Dit vereist niet alleen nieuwe manieren van werken, maar ook de inzet van nieuwe, innovatieve IT-oplossingen

eAnonimiseren
doet het!

Wat levert het Anonimiseren van documenten met eAnonimiseren u op?

Met eAnonimiseren worden persoons- en adresgegevens, handtekeningen, rekening- en telefoonnummers automatisch herkend en geanonimiseerd. Na een eventuele controle en goedkeuring worden de documenten direct beschikbaar gesteld in PDF/A formaat en zijn daarmee geschikt voor directe publicatie. Dat biedt grote voordelen:

Een hoge mate van efficiëntie en nauwkeurigheid.

De software herkent privacygevoelige informatie beter dan een getrainde medewerker.

De software doet het werk, medewerkers controleren en vullen aan waar nodig.

Privacygevoelige gegevens zijn voorzien van een zwarte balk en de juiste Woo-grondslag. (eAnonimiseren is onomkeerbaar en voorkomt datalekken).

eAnonimiseren verwerkt bijna alle documentsoorten waaronder e-mails en bouwtekeningen.

Via onze ZGW API is eAnonimiseren eenvoudig te koppelen met uw zaaksysteem, DMS, taakspecifieke applicaties en integratieplatforms als Enable U.

Wij hechten grote waarde aan veiligheid en privacy en hebben onderstaande maatregelen getroffen om daaraan te kunnen voldoen.

ISO 27001

ISO 27001 gecertificeerd en conform Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Single Sign on

We kunnen koppelen met Azure AD / ADFS voor "single sign on".

Fire and forget

eAnonimiseren werkt volgens het "fire and forget" principe: direct na verwerking wordt uw data vernietigd.

Gegevens-overdracht

Uw gegevens worden via een TLS 1.2 verbinding aangeleverd.

Ontwerp

Bij het ontwerp van eAnonimiseren is gekozen voor Privacy by Design.

Multifactor authenticatie

Multifactor authenticatie is mogelijk om veilige toegang nog verder te verbeteren.

Nederlands data center

De gegevens worden verwerkt in een Nederlands Datacenter met ISO 27001:2013 / NEN 7510:2011 / ISO 9001:2015 certificatie.

Succesvol

De software wordt naast overheidsinstellingen onder andere ingezet bij grote institutionele banken en is meerdere keren succesvol aan audits onderworpen.

eAnonimiseren abonnementen

eAnonimiseren abonnement met een vast all inclusive tarief

Met het eAnonimiseren abonnement bieden wij de meest geavanceerde oplossing en alle bijbehorende diensten voor een vast tarief. De kosten voor hosting, instructie, onderhoud, beheer, servicedesk en updates zijn inbegrepen. Daarnaast is sprake van ongelimiteerd gebruik van de oplossing en een ongelimiteerd aantal gebruikers.
Voor gemeenten hanteren we een vast bedrag per jaar op basis van het aantal inwoners van de gemeente. Voor andere organisaties maken we vooraf een goede inschatting van het verwachte gebruik. U weet dus van tevoren exact welk bedrag u moet reserveren voor het anonimiseren van bestanden/documenten.

// vanaf nu ook mogelijk
Tijdelijk abonnement

Veel organisaties zijn zich aan het oriënteren op de aanschaf van een geautomatiseerde oplossing voor het anonimiseren. Deze organisaties bieden we de mogelijkheid om een abonnement af te nemen voor een kortere periode van bijvoorbeeld zes maanden. Zonder verdere verplichtingen richting de toekomst uiteraard! Dit geeft vele voordelen.

Tijd

U heeft tijd om u voor te bereiden op de aanschaf van de software voor het anonimiseren.

Inzicht

U krijgt inzicht in de mogelijkheden die u kunt gebruiken voor het opstellen van uw eisen en wensen.

Beschikbaarheid

U beschikt binnen enkele dagen over professionele software voor alle gebruikers .

Ondersteuning

We bieden u deskundige begeleiding bij het in gebruik nemen van de software.

// beleg uw werkzaamheden bij ons

eAnonimiseren uitbesteden

Komt u er niet uit? eAnonimiseren uitbesteden kan bij ons!

Steeds meer klanten van ons vragen of het mogelijk is om documenten voor hen te eAnonimiseren. Vaak omdat dit toch weer extra tijd kost of omdat ze er de mankracht niet voor hebben.
Daarom hebben we naast een tijdelijk abonnement ook de mogelijkheid om het anonimiseren (tijdelijk) aan ons uit te besteden.
U hoeft het niet in uw organisatie te beleggen – wij regelen alles voor u. U krijgt een exclusieve en veilige online-omgeving om uw bestanden en documenten aan te bieden. Wij anonimiseren deze voor u en leveren de geanonimiseerde resultaten binnen enkele dagen – tegen een vooraf overeengekomen bedrag – aan u op.
Voor klanten met een abonnement doen we de volledige verwerking voor € 1 per document. Het uitbesteden van een Woo- of informatieverzoek van 250 bestanden kost u dus slechts € 250! Organisaties die (nog) geen abonnement nemen zijn ook van harte welkom. De tarieven voor het uitbesteden staan hieronder vermeld.
Nieuwe klanten krijgen de beschikking over een eigen veilige online omgeving waar alle documenten eenvoudig geüpload kunnen worden. Wij zorgen ervoor dat alle stukken binnen de afgesproken termijn en tegen de afgesproken kosten volledig geanonimiseerd worden opgeleverd, zodat onze klanten ze weer eenvoudig kunnen downloaden.
Het uitbesteden van het eAnonimiseren kan op twee manieren:

Per periode

We maken samen een inschatting van de hoeveelheid werk voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld een half jaar of een jaar). Op basis daarvan voeren we alle opdrachten uit tegen een van tevoren afgesproken prijs.

Per opdracht

U geeft aan wat en hoeveel er geanonimiseerd moet worden en wij geven per opdracht aan wat de kosten zijn. Uiteraard kunnen we een "mantelcontract" afsluiten en daarbinnen specifieke opdrachten voor u uitvoeren.

Laagdrempelig

Om het zo laagdrempelig en voordelig mogelijk te maken zijn hieronder de kosten voor het anonimiseren per document opgenomen. Vergelijkt u deze kosten eens met de kosten als u en uw collega’s de werkzaamheden zelf uitvoeren.

Kosten uitbesteden eAnonimiseren zonder abonnement

Meer dan 2.500 documenten? Uiteraard is dit voor ons geen probleem. Vraag hiervoor vrijblijvend een offerte aan.
Voor een document rekenen we met een gemiddeld (maximaal) aantal van 10 pagina’s. Dit aantal hebben we bepaald op basis van ervaringscijfers van onze eerdere opdrachten. Indien dit gemiddelde aantal hoger is geven we voor de start van het anonimiseren door wat de exacte kosten worden.

1 - 100
documenten

€5,00
per document

Voorbeeld kosten
Vaste prijs = €500,00 (minimumbedrag)

Vraag aan

101 - 500
documenten

€4,50
per document

Voorbeeld kosten
500
documenten = €2.250,00

vraag aan

501 - 1.000
documenten

€3,75
per document

Voorbeeld kosten
1.000
documenten = €3.750,00

vraag aan

1.001 - 2.500
documenten

€2,75
per document

Voorbeeld kosten
2.500
documenten = €6.875,00

vraag aan

eAnonimiseren door ons laten verzorgen? Dit zijn de voordelen:

Het eAnonimiseren hoeft niet georganiseerd te worden binnen de organisatie. Medewerkers / collega’s kunnen zich volledig richten op hun kerntaken.
U hoeft geen contract te sluiten met een softwareleverancier. Het gebruik van onze software is inbegrepen in de prijs.
Door onze kennis, ervaring en slimme software kunnen wij snel, nauwkeurig en tegen lage kosten eAnonimiseren. De kosten zijn vrijwel altijd lager dan als u het binnen de organisatie belegt.
Het is mogelijk om alles door ons te laten eAnonimiseren maar ook af en toe een specifieke opdracht bij ons beleggen als dat beter uitkomt.
Afspraak = afspraak bij ons: u weet van tevoren wat de kosten zijn en wanneer de resultaten opgeleverd worden.
Wij nemen de verantwoordelijkheid voor het volledige proces. U heeft er geen omkijken meer naar.
Alle soorten documenten worden door ons verwerkt (Woo-verzoeken, vergunningen, raadsbesluiten, Woo-documenten, enzovoorts).
De eindresultaten voldoen aan de afgesproken standaarden (onder meer PDF/A) en de privacygevoelige gegevens zijn onomkeerbaar verwijderd. Hiermee voorkomt u datalekken.
Alle werkzaamheden worden uitgevoerd op basis van ISO-27001 certificering.
Wij werken conform de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en voldoen aan alle eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor de verwerking van gegevens maken we gebruik van de standaard verwerkersovereenkomst van de VNG / IBD.
De werkzaamheden staan onder toezicht van onze Chief Information Security Officer (CISO).

Navigatie eAnonimiseren

Naar abonnementen

Abonnement afsluiten

Naar uitbesteden

Naar webinars

Meer informatie over het anonimiseren van documenten, onze abonnementen of het uitbesteden van eAnonimiseren?

Laat dan even een berichtje achter en dan nemen we zo spoedig mogelijk contact met u op.
We horen graag van u!

Neem contact met ons op