Oplossingen

Onze oplossingen zijn gebaseerd op het verbeteren van de bedrijfsvoering en dienstverlening specifiek op het gebied van informatiebeleid, ICT- en archivering.

Staat uw oplossing er niet bij? Geen probleem. Stuur ons gerust een bericht en dan denken wij graag met u mee.

eData Anonimiseren (informatie- en Woo-verzoeken)

Wet- en regelgeving (Woo, Wep en AVG) verplicht overheidsorganisaties tot transparante, actieve openbaarmaking met behoud van privacy. Organisaties publiceren meer en moeten zo mogelijk nog zorgvuldiger omgaan met privacygevoelige gegevens. Dit vereist niet alleen nieuwe manieren van werken, maar ook de inzet van nieuwe, innovatieve IT-oplossingen.

Bij eSpecialisten geloven we in de kracht van automatisering. Door documenten te anonimiseren met de inzet van eData Anonimiseren, anonimiseert u nagenoeg alle documenten automatisch.

Lees meer..

koppelingen

De meeste koppelingen om documenten te anonimiseren zijn al gerealiseerd. Voor het geval uw koppeling er nog niet is zorgen wij voor de koppeling samen met onze strategische partner Enable U. Er is al een uniforme koppeling naar onze oplossing eData Anonimiseren. Nieuwe applicaties kunnen eenvoudig worden aangesloten op ons uniforme koppelvlak.

Volledige support

Wij zetten onze meer dan 25 jaren ervaring in de overheid kosteloos in om er zeker van te zijn dat u optimaal gebruik kunt maken van het anonimiseren van documenten met eData Anonimiseren. We ondersteunen iedere gebruiker bij juridische, praktische en technische vragen.

Beste oplossing

We bieden koppelingen en integraties met alle systemen. Onze anonimiseren oplossing werkt razendsnel en voegt automatisch de Woo-grondslagen toe.

Maximale zekerheid

Onze software zorgt ervoor dat privacygevoelige gegevens automatisch gevonden worden. U heeft zelf de mogelijkheid om aan te vullen. Hierdoor bent u er zeker van dat alle privacygevoelige informatie geanonimiseerd wordt. Geen risico op datalekken dus!

Implementaties & ondersteuning eData software

Wij begeleid organisaties bij de opzet en inrichting van het eData portaal waardoor zij in staat zijn snel en accuraat te kunnen zoeken en vinden over één of meerdere bronnen.

eData Zoeken

eSpecialisten begeleid organisaties bij de opzet en inrichting van het Zoeken en Vinden waardoor zij in staat zijn snel en accuraat te kunnen zoeken en vinden over één of meerdere bronnen.

eData Archiveren

eSpecialisten begeleid organisaties bij de opzet en inrichting van het eData Archivering waardoor zij in staat zijn om archiefregimes vorm te geven en inzichtelijk te maken de vernietigingstermijnen van de verschillende archiefobjecten en deze op het juiste moment ook daadwerkelijk te kunnen vernietigen conform archief wet- en regelgeving.

eData Anonimiseren

eSpecialisten begeleid organisaties bij het implementeren van eData Anonimiseren, waardoor gebruikers binnen een dag in staat zijn zelfstandig aan de slag te kunnen.

eData Publiceren
(eDataloket)

eSpecialisten begeleid organisaties bij de opzet en inrichting van het eData Publicatie waardoor informatie eenvoudig intern en extern in het kader van de WOO gepubliceerd kan worden rekening houdend met eisen uit de AVG.

eData Metadateren

eSpecialisten begeleid in opzet en gebruik van metadata. Met eData Metadata kunnen we aan archiefobjecten automatisch metadata toevoegen / actualiseren.

eData Waarmerken

Gedigitaliseerde stukken kunnen voorzien worden van een eData Waarmerk, waardoor ten allen tijde herleidbaar is uit welke bron de informatie afkomstig is en in hoeverre deze nog conform het origineel is. eSpecialisten begeleid de implementatie hiervan.

Meer informatie over deze oplossingen is te vinden op onze eData site.

Voor de ondersteuning en implementaties van de eData software kunt u contact opnemen.

Informatie- preserverings- beleid & Archivering

Binnen overheidsorganisaties zien we een snelle verschuiving van analoge naar digitale informatievoorziening. Sociale media, Zaakgericht werken, systemen voor regievoering in het sociaal- of het werk en inkomen domein zijn volledig ingeburgerd. De informatie wordt daardoor steeds vluchtiger. Dat stelt bestuurders ook voor nieuwe vraagstukken: welke verantwoordelijkheden dragen zij en op welke wijze kunnen zij daaraan voldoen?

De digitale informatiestroom is op dit moment al vele malen groter dan de papierenstroom. Daardoor zijn er ook veel verschijningsvormen bijgekomen: digitale documenten, databases, e-mails, digitale kaarten, audio- en videobestanden en vele vormen van sociale media bestanden. Deze bestanden worden via een enorme diversiteit van apparaten ontsloten: desktops, laptops, tablets, smartphones en allerlei andere geheugendragers.

Een belangrijk aandachtspunt bij digitale bestanden is dat deze minder duurzaam zijn dan papieren documenten. Bestandsformaten wijzigingen, software pakketten worden verder ontwikkeld of verdwijnen van de markt en beheerpartijen komen en gaan. Daarnaast wijzigt en ontwikkelt de inhoud van digitale informatie ook voortdurend. Als er geen maatregelen genomen worden gaat relevante, kostbare informatie verloren en kan de authenticiteit en betrouwbaarheid van digitale informatie niet aangetoond worden.

Uitdaging

De steeds toenemende vormen en volumes van digitale informatie en de snelheid waarmee deze zich ontwikkelt stellen bestuurders binnen de overheid voor een belangrijke uitdaging: hoe zorgen zij ervoor dat de informatie die benodigd is in de bedrijfsprocessen en voor verantwoordingsdoeleinden duurzaam toegankelijk is en blijft. Daarbij moeten we kunnen aantonen dat digitale informatie vanaf het moment van het ontstaan tot de daadwerkelijke vernietiging authentiek, betrouwbaar, integer en bruikbaar is en blijft.

In de papieren wereld hebben we veel ervaring met duurzaam bewaren Dat geldt nog niet voor de digitale wereld. We hebben nog geen of weinig ervaring met het duurzaam bewaren van digitale informatie voor een periode van tientallen jaren of langer. We moeten nu dan ook een aantal stappen zetten om digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden.

Risico's

Slechts een beperkt aantal overheidsinstellingen heeft een actueel informatie beleidsplan met voldoende aandacht voor digitale duurzaamheid. Slechts een handjevol instellingen heeft daarnaast een adequaat duurzaamheidsplan. Deze overheidsorganisaties lopen grote risico’s met het duurzaam toegankelijk houden van informatie.

Dat zien we ook op het gebied van het samenwerken door overheidsinstellingen met verbonden partijen. Hoewel de overheidsorganisatie in de meeste gevallen zorgdrager blijft worden er geen of onvoldoende afspraken gemaakt om de digitale duurzaamheid te kunnen garanderen. Overheidsinstellingen en haar bestuurders kunnen een belangrijke eerste stap nemen in het reduceren van risico’s door het informatie beleidsplan te actualiseren en te starten met het opstellen van een duurzaamheidsplan.

Duurzaamhgeidsplan

Een belangrijke eerste stap om te nemen om bestanden digitaal duurzaam te bewaren en archiveren is het opstellen van een duurzaamheidsplan. In het duurzaamheidsplan moeten tenminste de volgende vier onderwerpen uitgewerkt worden:

Hoe ziet de samenstelling van de digitale informatievoorziening eruit?

Welke keuzes maken we in het bepalen van de duurzaamheids strategie?

Op welke wijze realiseren we digitaal duurzame opslag?

Wie wordt waarvoor verantwoordelijk?

Meer informatie over Digitale Duurzaamheid, wat u kunt doen om digitaal duurzaam te werken en hoe wij u hierin kunnen ondersteunen leest u hier.

ICT-Leveranciersmanagement & aanbesteden

UNIEK in Nederland: Het aanbieden van een ICT-Leveranciersmanagement normenkader in samenwerking met Key2control. eSpecialisten heeft samen met Key2control een normenkader ontwikkeld voor ICT-Leveranciersmanagement.

Hierdoor kun je als organisatie grip krijgen en houden op contracten, lopende afspraken, aanbestedingskalenders, leveringsvoorwaarden etc. Met rapportages zie je meteen waar risico’s zitten in de organisatie op deze vlakken, zodat tijdig bijgestuurd kan worden.

Begeleiding

Begeleiden van organisaties bij (europese) aanbestedingstrajecten. Wij kennen de markt van softwareleveranciers als geen ander en hebben veel ervaring met uitvraag, beoordelen en het afsluiten van overeenkomsten. (Belastingen, Financiën, VTH, Omgevingswet, DMS-en, zaaksystemen, Sociaal Domein, Burgerzaken)

Mediation

Wanneer een organisatie er niet meer uitkomt met een leverancier, is mediation een mogelijkheid om hier uit te komen. eSpecialsiten begeleid organisaties en kan als onafhankelijke arbiter optreden. Bijvoorbeeld: Mediation tussen overheden en ICT-Leveranciers m.b.t contracten.

Training

Trainen van medewerkers (in company) op gebied van ICT-leveranciersmanagement en aanbesteden.

Analyse

eSpecialisten maakt een analyse van de overeenkomsten en contractafspraken en komt met aanbevelingen. In het verleden zijn door organisaties veel overeenkomsten afgesloten. Echter met voorwaarden die toentertijd logisch leken. Voorwaarden die nu niet meer voldoen. Ook kunnen wij de gesprekken voeren met de ICT-leveranciers om betere / actuelere voorwaarden te bedingen e/o eigen voorwaarden aan te scherpen (aanvullend op Arbit of Gibit) voor komende aanbestedingen.

Kees Groeneveld van eSpecialisten, heeft samen met Herman Timmermans een boek geschreven over aanbesteden en ICT-Leveranciersmanagement onder de titel ‘Reset de Gemeentelijke ICT’. Vanuit hun kennisgebied geven zij regelmatig trainingen en lezingen.