Digitaal Duurzaam
Hoe houdt u digitale informatie duurzaam toegankelijk?
Gemeenten en overheden werken steeds digitaler. eSpecialisten helpt organisaties om informatie duurzaam toegankelijk, betrouwbaar en toekomstbestendig te houden — van nulmeting tot e-depot.
Wet- en regelgeving
-
Woo, Archiefwet & DUTO
Duurzaam toegankelijk
-
Betrouwbare digitale informatie
Praktische aanpak
-
Van nulmeting tot eDepot
Digitale duurzaamheid voor gemeenten en overheid
Zorg dat uw informatie vandaag én in de toekomst toegankelijk, betrouwbaar en Woo-proof blijft.
Gemeenten en overheidsorganisaties werken steeds digitaler. Maar digitale informatie is kwetsbaar:
– systemen veranderen,
– bestandsformaten verouderen
– wetgeving stelt steeds strengere eisen
Hoe zorgt u ervoor dat uw informatie ook over 10 of 20 jaar nog toegankelijk, leesbaar en betrouwbaar is?
eSpecialisten helpt overheden bij het realiseren van een duurzame informatiehuishouding — van nulmeting tot e-depot.
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Digitale duurzaamheid en de Woo
De Wet open overheid (Woo) vraagt om een transparante en toegankelijke overheid.
Dit kan alleen als uw informatiehuishouding op orde is.
Het DUTO-raamwerk helpt hierbij door eisen te stellen aan:
- Vindbaarheid
- Toegankelijkheid
- Betrouwbaarheid
- Duurzaamheid
Digitale duurzaamheid vormt daarmee de basis voor:
- Actieve openbaarheid
- Snelle afhandeling van informatieverzoeken
- Betrouwbare besluitvorming
Wat is digitale duurzaamheid?
Digitale duurzaamheid betekent dat digitale informatie langdurig toegankelijk, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar blijft — ongeacht veranderingen in technologie.
Het gaat daarbij niet alleen om opslag, maar om het behouden van:
- Inhoud
- Context
- Structuur
- Samenhang
- Gedrag van informatie
Digitale duurzaamheid is daarmee een essentieel onderdeel van een goed ingerichte informatiehuishouding.
Hoe digitaal duurzaam is uw organisatie?
Onze samenleving wordt steeds digitaler – net als de manier waarop we informatie creeren, opslaan, ontsluiten en delen met elkaar.
Digitale informatie is echter vluchtig en eenvoudig te wijzigen (manipuleren) zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is. Kortom, digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid zijn dan ook cruciaal!
Maar wat kunt u nu zelf doen en waarbij kunnen wij u ondersteunen?
Krijg inzicht in uw informatiehuishouding en ontdek waar verbeterkansen liggen. We kijken welke aspecten inmiddels goed zijn ingeregeld en welke ontwikkelingen dus nog zullen moeten plaats vinden.
Digitale duurzaamheid gaat niet alleen over opslag en beheer, maar juist ook over het permanent blijvend ontsluiten, waarbij vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag geborgd zijn.
Waarom is digitale duurzaamheid cruciaal?
Voor overheden is digitale duurzaamheid geen keuze, maar een wettelijke verplichting.
U moet voldoen aan onder andere:
- Archiefwet 1995
- Archiefregeling
- Besluit informatiebeheer
- Archiefverordening
- Wet open overheid (Woo)
- BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid)
- DUTO-raamwerk (Digitale Duurzame Toegankelijkheid)
- AVG
Zonder digitale duurzaamheid loopt u risico op:
- Informatie die niet meer leesbaar of vindbaar is of waarvan de samenhang ontbreekt.
- Problemen bij Woo-verzoeken
- Afkeuring door archiefinspectie
- Verlies van bewijswaarde
- Inefficiënte processen en hogere kosten
Digitale duurzaamheid vormt daarmee de basis voor een toekomstbestendige overheid.
Welke informatie moet duurzaam worden beheerd?
Digitale duurzaamheid gaat verder dan documenten alleen.
Het omvat onder andere:
- Besluiten, rapporten en dossiers
- E-mail en chatberichten
- Data uit systemen en databases
- Geo-informatie en ruimtelijke plannen
- Websites en social media
- Geluids- en videobestanden
- Digitale modellen en datasets
- Algoritmes en beslisregels
Juist deze diversiteit maakt het borgen van digitale duurzaamheid complex.
Hoe realiseert u digitale duurzaamheid?
Een duurzame informatiehuishouding vraagt om een integrale aanpak waarin organisatie, processen en techniek samenkomen.
De belangrijkste stappen:
Nulmeting
Inzicht in uw huidige situatie, risico’s en verbeterpunten
Beleid en governance
Vastleggen van visie, rollen en verantwoordelijkheden
Inrichting processen
Digitalisering, archivering en vernietiging borgen
Techniek en architectuur
Aansluiting op systemen en (evt) e-depot voorzieningen
Preservatie en beheer
Strategieën zoals migratie, conversie of emulatie
Monitoring en verbetering
Continu blijven verbeteren en toetsen
Van nulmeting tot e-depot: één integrale aanpak
Digitale duurzaamheid vraagt om meer dan alleen techniek of archivering. Het vraagt om een samenhangende aanpak waarin beleid, processen, governance én systemen op elkaar aansluiten.
eSpecialisten ondersteunt gemeenten en overheidsorganisaties in het volledige traject — van eerste nulmeting tot de inrichting en aansluiting op een e-depot. Daarbij helpen wij organisaties stap voor stap om grip te krijgen op de informatiehuishouding, te voldoen aan wet- en regelgeving en digitale informatie duurzaam toegankelijk te houden.
Onze aanpak combineert:
- Strategisch advies en beleid
- Inzicht in risico’s en volwassenheid
- Inrichting van processen en governance
- Ondersteuning bij DUTO, Woo en Archiefwet
- Begeleiding bij vervanging en digitaal werken
- Marktverkenningen en aanbestedingen voor e-depots
- Implementatie en duurzame borging
Zo ontstaat niet alleen een technisch werkende oplossing, maar vooral een toekomstbestendige informatiehuishouding die betrouwbaar, toegankelijk en beheersbaar blijft.
Ook grip krijgen op uw digitale informatiehuishouding?
Van Woo en DUTO tot e-depot en duurzame archivering: eSpecialisten begeleidt overheden van strategie tot realisatie.
Ontdek waar uw organisatie staat en welke stappen nodig zijn richting een toekomstbestendige informatiehuishouding.
Voor losse ondersteuning maar ook voor een complete aanpak als totaalpakket.
Digitale duurzaamheid betekent dat informatie langdurig toegankelijk en bruikbaar blijft, ongeacht technologische veranderingen.
Om digitale informatie in de toekomst blijvend te kunnen ontsluiten. Het gaat om continuïteit van de organisatie en de mogelijkheid om verantwoording af te leggen en daarbij te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Woo en Archiefwet én last but not least het elimineren van het risico op verlies van informatie.
Met een nulmeting om inzicht te krijgen in de huidige situatie en verbeterpunten.
Een e-depot is een digitaal archiefsysteem voor duurzame opslag en beheer van informatie. Echter met een systeem ben je er niet als organisatie. Om met een Edepot aan de slag te gaan dient eerst een informatiebeleidsplan en een preseveringsplan te worden opgesteld.
Een normenkader voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Dat normenkader dient wel ‘ingevuld’ te worden wil het bruikbaar zijn voor uw organisatie.
Normenkader
Samen met Key2control hebben we vanuit eSpecialisten een normenkader Digitale Duurzaamheid ontwikkeld. Met behulp van dit Normenkader kunt u stap voor stap toewerken naar een digitaal duurzame omgeving.
Heeft u interesse? Laat het ons dan even weten!
