Digitaal Duurzaam

Hoe houd je digitale informatie toekomstbestendig?

Hoe duurzaam is uw (digitale) informatie?
Onze diensten
Aanvragen checklist

Wat is digitale duurzaamheid?

Digitale duurzaamheid vanuit het oogpunt van archiveren gaat over het bewaren van digitale informatie op een manier die ervoor zorgt dat deze informatie ook op de lange termijn toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft. Dit is een uitdaging, omdat digitale bestanden snel kunnen verouderen door technologische veranderingen, software-updates en de veroudering van bestandsformaten.

Het idee is om tijdig maatregelen te treffen om ervoor te zorgen dat digitale documenten, data en bestanden niet verloren gaan of ontoegankelijk worden na verloop van tijd. Hiervoor stellen we als eSpecialisten in nauw overleg met onze klanten een bewaar- en beheerstrategie op.

De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

(artikel 3 van de Archiefwet 1995).

duurzaam-digitaal

Bij Digitale duurzaamheid gaat het niet alleen over digitale traditionele documenten zoals brieven, besluiten en rapporten maar ook over gegevens in databases (gestructureerd en ongestructureerde gegevens, gegevensobjecten) zoals records, maar ook filmpjes, geluidsfragmenten, geo-informatie.


Daarnaast gaat Digitale Duurzaamheid ook over nieuwe vormen van informatie, technisch vaak nogal complex van samenstelling. Denk bijvoorbeeld aan email (let op de nestings), webpagina’s en digitale ruimtelijke plannen, maar ook informatie die binnen de nieuwe ‘social media’ zoals Snapchat, Instagram, Facebook en Twitter ontstaat en nieuwe vormen als algoritmes.

 

 

Hoe duurzaam is uw organisatie?

Onze samenleving wordt steeds digitaler – net als de manier waarop we informatie creeren, opslaan, ontsluiten en delen met elkaar.
Digitale informatie is echter vluchtig en eenvoudig te wijzigen (manipuleren) zonder dat de ontvanger hiervan op de hoogte is.

Kortom, digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid zijn dan ook cruciaal!

Maar wat kunt u nu zelf doen en waarbij kunnen wij u ondersteunen?

Digitale duurzaamheid gaat niet alleen over opslag en beheer, maar juist ook over het permanent blijvend ontsluiten, waarbij vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag geborgd zijn.

// Kees Groeneveld
digitale-duurzaamheid

Blijvend toegankelijke informatie

Overheden gaan steeds meer digitaal werken. Het belang van digitaal duurzaam werken neemt daarmee in een snel tempo toe. 

De centrale vraag bij digitale duurzaamheid is: hoe kunnen overheidsorganisaties eenmaal opgeslagen informatie zo bewaren en beheren dat deze informatie in de tijd gezien beschikbaar, toegankelijk, leesbaar en bruikbaar blijft? 

De uitdagingen rondom digitale duurzaamheid ontstaan doordat apparatuur, programmatuur, bestandsformaten en opslagmedia die gebruikt worden bij het opslaan en lezen van informatie in de loop van de tijd veranderen of zelfs verdwijnen.

Wat kunt u doen?

Om dit voor uw organisatie te realiseren kunt u de stappen doorlopen die in de afbeelding hieronder zijn opgenomen.

Er is op globaal niveau een toelichting opgenomen voor het stappenplan.

Interesse in het volledige, gedetailleerde digitale stappenplan? Neem dan even contact met ons op.

Contact

Normenkader

Samen met Key2control hebben we vanuit eSpecialisten een normenkader Digitale Duurzaamheid ontwikkeld. Met behulp van dit Normenkader kunt u stap voor stap toewerken naar een digitaal duurzame omgeving. 

Heeft u interesse? Laat het ons dan even weten!

key2control-partner-van-especialisten-normenkader-ict-;everanciersmanagement
Vraag checklist aan
// Wij helpen u graag

Wij ondersteunen bij onderstaande stappen om digitaal duurzaam te werken

Toewerken naar de inzet van een eDepot

Als u uw informatiehuishouding op orde heeft wilt u er natuurlijk ook van verzekerd zijn dat uw informatie en archieven duurzaam en toegankelijk opgeslagen wordt. In dat geval is de inzet van een e-Depot – een duurzaam digitaal depot – een prima oplossing. Het opzetten van of aansluiten op een e-Depot vereist een zorgvuldige aanpak.

Opstellen van beleid

De weg naar digitale duurzaamheid start met het vaststellen van beleid binnen uw organisatie. Met een aantal sleutelspelers kunt u digitale duurzaamheid opnemen in uw informatiebeleidsplan. Hierbij moet o.a. rekening worden gehouden met wet- en regelgeving, uw visie, waar staat u nu op het gebied van digitalisering en duurzaamheid?, hoe ziet uw ICT architectuur eruit, met welke risico's moet rekening gehouden worden, welke migratie, conversie, emulatie strategie gaat u kiezen (of een combinatie), Welke bestandsformaten gaat u hanteren nu en in de toekomst?

schema-digitale-duurzaamheid
Opstellen van een preservatieplan

Als u digitale duurzaamheid in uw informatie beleidsplan heeft verankerd is het zaak om een preservatieplan op te stellen. Het preservatieplan bevat een actieplan, waarbij voor alle benodigde maatregelen is vastgelegd wie ervoor verantwoordelijk is, wat er moet gebeuren en wanneer dit moet gebeuren. Kortom, het preservatieplan omvat alle benodigde organisatorische en technische maatregelen die erop gericht zijn om uw informatie toekomstbestendig te maken.

Vervanging regelen

Door een traject rondom vervanging te starten zorgt u ervoor dat u binnen de geldende wet- en regelgeving volledig digitaal kunt gaan werken. Organisatorische en technische maatregelen zorgen ervoor dat de bewijskracht van analoge informatie en documentatie volledig overgaat naar digitaal. U bent er dan altijd zeker van dat uw informatie authentiek, integer, betrouwbaar en toegankelijk is.

// Wij zijn gericht op het digitaal duurzaam maken van uw organisatie

Onze diensten zijn los maar ook als pakket af te nemen

Of het nu gaat om het digitaliseren van brieven, besluiten, rapporten of juist het anonimiseren, pseudonimiseren, waarmerken, opzetten van een eDepot, het inrichten van ‘zoek en vind’ technologie en het publiceren van informatie intern en extern (WOO).

01
Nulmeting als basis voor beleid
We kijken welke aspecten inmiddels goed zijn ingeregeld en welke ontwikkelingen dus nog zullen moeten plaats vinden.
Lees meer
02
Opstellen preservatieplan
Als u digitale duurzaam-heid in uw informatie beleidsplan heeft verankerd is het dus zaak om een preservatieplan op te stellen.
Lees meer
03
Vervanging
regelen
We begeleiden bij het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie.
Lees meer
04
opzetten van eDepots
Hoe regelt u dat digitaal gevormde archief- bescheiden duurzaam raadpleegbaar zijn én blijven? Wij helpen bij het opzetten van een eDepot.
Lees meer
// De nulmeting

Volledig over van papier naar digitaal begint
bij een "Nulmeting"

Als eerste brengen we aan de hand van korte interventies efficiënt in kaart welke elementen in het kader van vervanging aandacht behoeven en welke inspanning dat met zich mee brengt.

Zo krijgt u een concreet en op maat gesneden plan van aanpak waarin uitgewerkt staat welke activiteiten zullen moeten worden uitgevoerd om uw organisatie substitutie-waardig te krijgen zodat u uiteindelijk niet alleen aan de Archiefwet voldoet maar tevens geëquipeerd bent om uw burgers en bedrijven digitaal te kunnen ondersteunen.

Stappenplan invoering 'vervanging'

Vervolgens  voeren we een nulmeting uit. De nulmeting wordt langs de volgende dimensies opgezet.

Wettelijke kaders (o.a. Archiefwet, NEN-ISO normeringen, afstemming archiefinspectie)

Governance (Archivistisch jaarverslag, beheersregelingen, mandateringen, enzovoorts)

Beleid, organisatie (Informatiebeleid, huisvesting, communicatie, opleidingsniveau, enzovoorts.)

Werkprocessen (Processen rondom digitalisering, archivering, vernietiging, enzovoorts)

Onderhoud/beheer (Functioneel, technisch, applicatie, archivistisch beheer en methoden)

ICT & Infrastructuur (Applicatielandschap, architectuur, hardware, informatiebeveiliging)

Metadata (Scan- en archivistische metadata, documenttypelijst, TMLO)

Conversie en preservatie (Digitale duurzaamheid, preservatieplanning)

Bij de start van de nulmeting wordt de “scope” bepaald: over welke te vervangen archief-bescheiden hebben we het in het project vervanging? 

De nulmeting levert een rapport op waarin we de huidige situatie beschrijven ten aanzien van vervanging.  Vervolgens beschrijven we de stappen om de hiaten weg te nemen met als doel te komen tot de gewenste situatie. 

Na de nulmeting vinden de volgende faseringen plaats om te komen tot een handboek vervanging en de implementatie van de maatregelen, langs dezelfde dimensies die ook in de nulmeting zijn gehanteerd.

 

digitaal-duurzaam-diensten-especialisten
// Het preservatieplan

Opzetten preservatieplan (Bewaar en Beheer Strategie)

Om digitale informatieobjecten duurzaam te kunnen behouden is een bewaar- en beheerstrategie (BBS) cruciaal. Een BBS is niet nieuw, ook in de ‘analoge wereld’ was er al sprake van een BBS zoals de eisen aan de archiefbewaarplaats en een klimaat-gecontroleerd ruimte. Het duurzaam behouden van digitale informatieobjecten in een eDepot brengt echter nieuwe uitdagingen met zich mee. Afspraken en procedures en dus gedegen beleid is hierbij cruciaal.

eSpecialisten ontwikkeld in opdracht voor haar klanten een bewaar- en beheerstrategie. Wilt u hier meer van weten of hebt u hulp nodig bij het opstellen van een preservatieplan?

Wij helpen graag!

Stuur ons dan vrijblijvend een bericht.

Contact

Wet en regelgeving

In artikel 3 van de Archiefwet 1995 staat dat overheidsorganen verplicht zijn de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Een belangrijk aspect van de Archiefregeling 2009, die vernieuwd werd vanwege de voortgaande digitalisering, was de nog sterkere nadruk op de duurzaamheid van ‘archiefbescheiden, ongeacht hun vorm’. Paragraaf 2 van hoofdstuk 3 gaat specifiek in op de ‘bijzondere voorschriften voor te bewaren digitale archiefbescheiden’, denk hierbij bijvoorbeeld aan conversie en opslagformaten.

 

Deze wetten gelden voor overheidsorganisaties, die de laatste jaren steeds meer digitale archiefbescheiden zijn gaan produceren. eSpecialisten onderzoekt daarom al enige tijd hoe de overheidsorganen kunnen zorgen dat hun digitale informatie langdurig toegankelijk en dus betrouwbaar blijft. Dat is een belangrijke randvoorwaarde om over te kunnen gaan tot volledig digitaal werken.

// vervanging

Digitale betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid zijn cruciaal.

We begeleiden bij het proces om op een geborgde wijze van een analoog origineel te komen tot een digitale reproductie, waarbij de juridische bewijskracht overgaat en het analoge origineel vernietigd wordt.

Vervanging als vertrekpunt voor digitaal werken

Een goed digitaal archiefbeheer maakt onderdeel uit van het op orde hebben van de informatiehuishouding. De weg ernaartoe vraagt om een gedegen aanpak, waarbij de gehele organisatie meegenomen wordt.

Verschillende ontwikkelingen zoals de Digitale Agenda 2020, de Omgevingswet, Common Ground, zaakgericht werken, geven aan dat zowel burgers als bedrijven op korte termijn zaken met de overheid volledig digitaal willen kunnen afhandelen.

Dit betekent dus een forse wijziging ten aanzien van de informatiehuishouding en de daaraan gerelateerde processen.

Professionele begeleiding

Om vervanging te kunnen realiseren is het van belang dat verschillende organisatieonderdelen worden betrokken, inclusief het college B&W die uiteindelijk de toestemming dient te verlenen.

Dit proces vergt  kennis en kunde van de materie. Maar hoe pak je een substitutieproject aan binnen de kaders van  de Archiefwet en het Archiefbesluit?

Wij hebben ruime ervaring en begeleiden u graag bij dit proces!

// duurzaam raadpleegbaar

Het eDepot

Een goede toegankelijkheid en borgen van de samenhang van deze digitale informatie op langere termijn is niet vanzelfsprekend. Gemeenten en archiefinstellingen dienen er dan ook voor te zorgen dat digitaal gevormde archiefbescheiden duurzaam raadpleegbaar zijn én blijven. Dit wordt gefaciliteerd door een elektronisch depot, het zogeheten E-depot.

Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie

Een E-depot bestaat uit hardware, software, en vooral: uit een aantal belangrijke afspraken en procedures, die nauwe afstemming vereisen tussen gemeentelijke organisatie (archiefvormer) en archiefinstelling (archiefbeheerder). 

Een definitie die we als eSpecialisten hanteren voor een E-depot is:

“Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt”.

Een E-depot waarborgt de digitale duurzaamheid en toegankelijkheid van overheidsinformatie. Door middel van een E-depot wordt ook actieve openbaarheid van overheidsinformatie bevorderd, aangezien informatie sneller toegankelijk kan worden gemaakt voor burgers. Dit bevordert niet alleen transparantie en democratie, maar heeft ook praktische voordelen: gemeenten kunnen burgers met vragen eenvoudig doorverwijzen naar de website van de archiefbeheerder.

Ook kan een versnelde overdracht van archiefbescheiden naar een E-depot de gemeentelijke organisatie een aantal taken uit handen nemen op het gebied van digitaal werken. Na overbrenging hoeft de gemeentelijke organisatie zich immers niet meer bezig te houden met migraties of conversies. Daarnaast kan een E-depot bepaalde functionaliteiten van gemeentelijke applicaties vervangen, en zo geheel of gedeeltelijk in de plaats komen van een gemeentelijke Record Management Applicatie. 

eSpecialisten en E-depot's

eSpecialisten begeleid overheidsinstellingen bij de opzet van een eigen E-depot, of het opzetten van procedures om aansluiting en overbrenging naar een archiefbeheerder mogelijk te maken.

Rapport e-Depot monitor

In 2016 hebben De Vereniging van Zeeuwse Gemeenten (VZG) en Archief2020 aan eSpecialisten de opdracht gegeven tot het uitvoeren van de E-depot monitor. Alle details over de aanpak van het traject en de bereikte resultaten zijn opgenomen in het rapport. Op deze pagina zijn het eindrapport “E-depot monitor VZG” en de daarbij behorende bijlagen opgenomen.

Gebruik maken van een van onze diensten, ondersteuning in een eigen marktverkenning voor eDepots of een aanbesteding  starten?

Neem dan contact met ons op. Wij adviseren en begeleiden u graag!

Contact
// Advies nodig over de Digitale Duurzaamheid binnen uw organisatie?

Onze specialisten staan voor u klaar om te helpen bij digitaal duurzaam werken

We hebben uitgebreide kennis op dit vakgebied en een volledig uitgewerkte aanpak beschikbaar die u kunt gebruiken om uw eigen plan op te stellen. Heeft u interesse in het volledige stappenplan of heeft u hulp nodig om te kijken waar uw organisatie staat in het stappenplan? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

 

Contact